Wszystkie ręce na pokład, czyli kto powinien wiedzieć najwięcej o czasie pracy kierowcy?

Czas pracy kierowcy, już z definicji, kojarzy nam się nierozerwalnie z samym kierowcą. Jednak praktyka pokazuje, że temat ten dotyczy nie tylko tych, którzy bezpośrednio kierują pojazdem, a niemalże całego przedsiębiorstwa. Na jakie aspekty należy zwracać uwagę oraz kto powinien posiadać wiedzę z tego zakresu?

2018-09-24 12:29:40

Kierowca i osoba rozliczająca – klasyczny duet, który według wielu powinien stać na straży czasu pracy. Jednak czy to wystarcza? Czy tylko te dwie osoby powinny dysponować odpowiednią wiedzą? Zdecydowanie nie. Przyjrzyjmy się dokładnie jakie aspekty czasu pracy dotyczą poszczególnych stanowisk i osób w firmie.

Kierowca – reprezentant na drodze

Zadaniem kierowcy jest przewieźć dany ładunek z punktu A do punktu B nie nadwyrężając przy tym przepisów regulujących czas pracy. Kierowca musi mieć gruntowną wiedzę z tego zakresu, aby nie popełniać błędów, które mogą być stosownie ukarane przez osoby kontrolujące. To właśnie on, dopuszczając się pewnych nieścisłości sprawi, że firma zostanie narażona na mandat.

Błąd w analizie czasu prowadzenia pojazdu lub obliczaniu dopuszczalnych skróceń odpoczynków dobowych powoduje np.: nieprawidłowe, po raz czwarty, skrócenie odpoczynku dziennego poprzez wydłużenie aktywności do 14-15 godzin w piątek podczas powrotu do domu. Wydłużenie „dnia pracy” ponad 13 godzin jest w większości przypadków równoznaczne ze skróceniem odpoczynku poniżej 11 godzin. Bez znaczenia jest tutaj fakt, że zaczynamy weekend. Czy takich elementów, na które należy zwrócić uwagę jest więcej? Oczywiście, że tak!

Kierowca powinien obowiązkowo znać następujące ustawy i przepisy w nich zawarte:

  • Rozporządzenie WE 561/2006, szczególnie art. 4 oraz art. od 6 do 9, no i oczywiście 12.
  • Rozporządzenie WE 165/2014, w zakresie dotyczącym obsługi tachografów i dokumentowania swojej pracy (art. 32-37)
  • Ustawa o czasie pracy kierowców (art. 13).

Dlaczego znajomość przepisów przez kierowcę jest tak ważna?

  • Pozwala rozumieć polecenia pracodawcy, które są zgodne z przepisami;
  • Świadomość nieuniknionego naruszenia przepisów pozwala wcześniej zareagować i dokonać wyjaśnień zgodnie z wymogami prawa (aby uniknąć kary za naruszenie);
  • Unikać błędnych informacji i manipulacji dokonywanych przez nieuczciwych pracodawców, dyspozytorów czy nawet kontrolujących.

Osoba rozliczająca – odpowiedzialność w firmie

Osoba rozliczająca zbiera informacje od kierowców (pliki .DDD z tachografów lub kart) i za pomocą specjalistycznych programów do ewidencji (np. SuperTacho), przygotowuje stosowne dokumenty. Są nimi wszelkie raporty dotyczące diet, delegacji czy należnego wynagrodzenia. Od pracy i przede wszystkim wiedzy takiej osoby zależy czy dokumenty te będą korzystne pod względem finansowym dla firmy, czy też nie.

Osoba rozliczająca powinna znać następujące rozporządzenia i ustawy:

  • Rozporządzenie WE 561/2006, szczególnie art. 4 oraz art. od 6 do 9, no i oczywiście 12.
  • Rozporządzenie WE 165/2014, w zakresie dotyczącym obsługi tachografów i dokumentowania pracy kierowców (art. 32-37)
  • Ustawa o czasie pracy kierowców – w całości.

Dlaczego znajomość przepisów przez osobę rozliczającą jest tak ważna?

  • Pozwala prawidłowo realizować swoje obowiązki,
  • Dostosować sposób organizacji pracy do specyfiki pracy w danej firmie,
  • W przypadku nierzadkich zapytań i roszczeń pracowników prawidłowa argumentacja i znajomość zasad rozliczania chroni przed pozwami i egzekwowaniem roszczeń przed sądem,
  • Merytoryczne wyjaśnienia dla kierowców, którzy zgłaszają wątpliwości, zatrudnionych w firmie, mają decydujący wpływ na ich dalsze decyzje np. o porzuceniu pracy lub skierowaniu zawiadomień do PIP.

Spedytor – organizator pracy

Gdzie pojedzie kierowca, jak długo będzie w trasie i gdzie powinien zawitać wracając, aby jego praca była jak najbardziej efektywna? Jak maksymalnie, jednak zgodnie z normami, wykorzystać dostępność pracowników? Jak sprawić, aby firma mogła przewieźć więcej towaru w krótszym czasie? Tym właśnie powinien zająć się spedytor – jego rola w firmie jest niezwykle ważna, ponieważ to od jego kompetencji i wiedzy zależy kondycja przedsiębiorstwa.

To spedytor właśnie ustali przebieg danego zlecenia – znając szczegóły dotyczące załadunku, rozładunku, specyfiki towaru oraz trasy jaką kierowca musi przebyć, zaplanuje odpowiednią ilość czasu i przyjmie (lub nie) dane zlecenie do realizacji. Kierowanie się tylko chęcią zysku bez obiektywnej analizy rzeczywistej możliwości realizacji danego zlecenia może okazać się ekonomicznie nieuzasadnione. Naruszenie norm czasu pracy kierowcy coraz częściej w sposób nieunikniony wiąże się z nałożeniem grzywny podczas kontroli, a to już stawia pod znakiem zapytania rentowność takiego przewozu.

Spedytor, podobnie jak kierowca powinien obowiązkowo znać następujące przepisy dotyczące czasu pracy:

  • Rozporządzenie WE 561/2006, szczególnie art. 4 oraz art. od 6 do 9, no i oczywiście 12.
  • Ustawa o czasie pracy kierowców

Dlaczego znajomość przepisów przez spedytora jest tak ważna?

  • Doświadczenie i dobra komunikacja z kierowcą pozwala przewidzieć możliwe zagrożenia i problemy podczas przejazdu daną trasą – zatory na drogach, problemy techniczne z pojazdem
  • uwzględnienie odpowiednio do sytuacji, dodatkowych kilku godzin rezerwy czasowej, pozwoli zrealizować mniej zleceń, ale bez dodatkowych kosztów w postaci kar za naruszenia lub za nieterminową realizację.

Właściciel – osoba kontrolująca

Dosięgając niemalże szczytu struktury firmy, dosięgamy samego „mózgu” całej operacji. Jakie jest zadanie szefa w przedsiębiorstwie? Oprócz stawiania sobie kolejnych celów i dążenia do rozwoju firmy, niezwykle ważna jest również… kontrola. Kontrola tego, co dzieje się w przedsiębiorstwie, jak przebiegają niektóre procesy, jak wygląda dokumentacja i przede wszystkim weryfikacja błędów. Zaostrzające się przepisy nie pozostawiają wątpliwości: właściciel musi wiedzieć co dzieje się wewnątrz, jakie są słabe i mocne strony działalności, którą prowadzi.

Właściciel (osoba zarządzająca) powinien obowiązkowo znać wszystkie przepisy dotyczące transportu, czasu pracy, pracowników, dokumentacji, podatków oraz innych specjalistycznych regulacji, np. przewozu odpadów, materiałów niebezpiecznych czy zwierząt. Czy to jest możliwe? W niewielu wypadkach pewnie tak, ale w większości przedsiębiorstw poszczególne etapy i zakres wiedzy są przypisane do konkretnych pracowników administracyjnych lub pozostawione w gestii samych kierowców. Stąd wszystkie osoby wymienione wcześniej powinny jak najdokładniej znać swój zakres przepisów i jak najbardziej precyzyjnie komunikować się między sobą, aby ta ogromna machina, jaką jest przedsiębiorstwo transportowe, działała prawidłowo.

Czy obieg informacji w firmie jest aż tak ważny? Zdecydowanie! Informacja o problemach podczas załadunku i opóźnieniu powinna być jak najszybciej przekazana do dyspozytora, aby ten wspólnie z kierowcą ustalił czy wymagana jest korekta terminu dostawy lub podjęcie innych działań, aby opóźnienie zniwelować. Z kolei sam kierowca, jeśli jest profesjonalistą, każdą nietypową sytuację na drodze udokumentuje w postaci wydruku i opisu tak, aby podczas rozliczania jego danych, osoba rozliczająca mogła uwzględnić te uwagi w dokumentach, np. opis związany z pomyłką w obsłudze tachografu, awaria pojazdu czy nieprzewidzianym przestojem w punkcie rozładunku.

Właściciel mając zaufanie do swoich pracowników pełni rolę nadzorczą – dbając o ich poziom wiedzy (zlecając specjalne szkolenia, inwestując w specjalistyczne narzędzia do pracy – systemy GPS, zdalna analiza czasu pracy, wsparcie prawne, szybkie i przejrzyste oprogramowanie do codziennej pracy spedytora, kierowcy, księgowej) może zająć się pozyskiwaniem nowych kontrahentów lub po prostu odpocząć.

Zatem czy wszyscy muszą wiedzieć wszystko?  Nie, ale warto od samego początku rozdzielić odpowiednio kompetencje w firmie i zadbać o odpowiedni poziom wiedzy na każdym szczeblu wsparty profesjonalnymi narzędziami do pracy.

Jak poszerzać wiedzę?

Aby nie dopuszczać do błędów, być pewnym siebie podczas kontroli, a prowadzona dokumentacja była zgodna z przepisami, należy dbać o to, aby wiedza pracowników była nieustannie aktualizowana. Jako Kancelaria Transportowa ITD-PIP, od lat prowadzimy szkolenia dla kierowców, osób rozliczających oraz dla spedytorów i samych właścicieli. Otrzymujemy wiele sygnałów, że wiedza, jaką przekazaliśmy podczas spotkań, okazała się być niezwykle pomocna podczas kontroli lub dalszej edukacji pracowników. 

Autorem jest Mariusz Hendzel, Kancelaria Transportowa ITD-PIP. Artykuł ukazał się w magazynie Transport i Spedycja, wydanie sierpień-wrzesień 2018 r.

ZNAJDŹ NAS: